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Aquilotti - 2000 -2009E’ possibile distribuire liberamente questo documento a patto che non venga in alcun modo modificato e se ne citi la fonte.
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Aquilotti - 2000 -2009
I. Introduzione.
Queste note, rivolte ai non addetti al settore, sono state scritte allo scopo di fornire alcune linee guida per l’organizzazione di una manifestazione di aquiloni. Sono opinioni personali e non hanno sicuramente la pretesa di fornire risposte a tutti i possibili quesiti, piuttosto hanno l’obiettivo di evitare i più comuni errori che, a volte, vanificano gli sforzi di Comuni, Assessori, Uffici di turismo, Pro loco ed anche di privati che si cimentano entusiasti in questa attività senza avere conoscenze specifiche nel settore. Naturalmente le indicazioni fornite vanno tarate sull'effettiva disponibilità di spazi e di risorse dell’organizzatore: si possono realizzare piacevoli incontri tra amici praticamente senza spese, mentre si possono facilmente spendere centinaia di milioni per un grande festival internazionale. Il consiglio migliore per organizzare una manifestazione di medio livello è quello di chiedere consulenza al circolo aquilonistico più vicino (rintracciabile facilmente attraverso una ricerca su Internet) dove, normalmente, si troveranno persone entusiaste e pronte a fornire aiuti e consigli per lo sviluppo del loro hobby. Nel caso si desideri organizzare un festival di livello superiore, gli stessi club sapranno certamente indirizzare verso quei "professionisti" del settore che ci regalano ogni anno bellissime manifestazioni. Queste note sono nate in gran parte da esperienze dirette: partecipazioni a molti Festival in Italia e in Europa ma anche dai racconti di altri aquilonisti più fortunati che hanno viaggiato nei 5 continenti accompagnati dai loro aquiloni.
1. Scelta località
Il primo problema da risolvere è quello della scelta della località dove svolgere la manifestazione. L’ideale è una spiaggia o un prato pianeggiante, con erba rasata, insomma terreni ampi e costantemente ventosi. Non sempre è possibile trovare il posto ideale, quindi vanno benissimo tutte le località che sono sufficientemente grandi, prive di ostacoli verticali, alberi, palazzi, tralicci, o che almeno abbiano questi ostacoli a notevole distanza e che si trovino lontane da aeroporti, autostrade o strade di grande traffico. Occorre tener presente che la sicurezza deve venire prima di tutto: un aquilone, che sembra leggero e per nulla pericoloso, quando vola a grande velocità può provocare gravi danni con la sua struttura rigida o con i suoi cavi che diventano lame taglienti. Perché rischiare di trasformare una giornata di festa in una giornata al pronto soccorso con complicazioni legali?
2. Scelta data
E’ necessario programmare in tempo la manifestazione, questo di solito non succede, almeno la prima volta, perché, presi dall'entusiasmo, si sottovalutano le difficoltà, di conseguenza si procede con grande fatica ed i problemi sembrano insormontabili. Tre-quattro mesi di anticipo consentono si svolgere i preparativi di una media manifestazione con calma, mentre un festival internazionale richiede molto più tempo, in genere queste manifestazioni si programmano con un anno di anticipo. Quindi, se volete fare un raduno tra amici potete anche ricorrere ad un giro di telefonate una settimana prima dell'evento, ma non contate su un gran successo di partecipazione.
2.1. Calendario manifestazioni
Per evitare sovrapposizioni, che sono sempre antipatiche e riducono l’affluenza, sia per chi le fa che per chi le subisce, occorre consultare per tempo il calendario dei festival già programmati. Anche in questo caso si può fare una ricerca su Internet, importante è ovviamente evitare sovrapposizioni nella stessa zona, se ci sono due manifestazioni contemporanee a 1000 Km. di distanza non si hanno problemi, a meno che si tratti di eventi molto importanti con ospiti stranieri, invece due località vicine 200 Km. che programmano negli stessi giorni un festival si espongono ad un forte rischio di insuccesso. In tal caso conviene accordarsi e spostarne una nelle settimane successive e, magari, fare il viceversa l’anno seguente. Spesso gli organizzatori più abili si accordano per invitare ospiti stranieri in settimane consecutive per dimezzare i costi del viaggio.
2.2. Ripetizione periodica
Una volta stabilita una data è conveniente mantenerla negli anni successivi (ad esempio ultimo week end di marzo) in modo che anno dopo anno diventi un appuntamento tradizionale sia per gli spettatori che per gli aquilonisti. Ricordate: non è mai troppo presto per mettere in cantiere l’edizione del prossimo anno.
3. Permessi e divieti
Per la regolarità della manifestazione occorre ottenere alcuni permessi e fare alcune comunicazioni.
3.1. Aeroporti
Occorre fare la richiesta di NOTAM presso l'autorità aeroportuale competente, in prossimità di aeroporti il permesso può essere negato.
3.2. Capitaneria
Per manifestazioni sulla spiaggia occorre richiedere il permesso alla Capitaneria di Porto competente.
3.3. Vigili urbani
E’ bene informare il Comune, se non e’ tra gli organizzatori, e il comando dei Vigili urbani della manifestazione per verificare se è necessario qualche permesso particolare per le recinzioni.
3.4. SIAE
Nel caso si utilizzi un impianto di amplificazione con musica riprodotta da CD, cassette o radio occorre consultare preventivamente l’ufficio SIAE più vicino per il pagamento dei diritti.
4. Pubblicità
Avviate per tempo tutte le richieste necessarie per i permessi, in modo da essere certi di averli in tempo utile, occorre pubblicizzare la propria iniziativa, sia tra gli attori (gli aquilonisti), sia tra il pubblico.
4.1. Inviti
Per richiamare i club di aquilonisti che garantiscono lo spettacolo occorre inviare loro, con largo anticipo, almeno 2 - 3 mesi, un invito via posta precisando il programma dettagliato della manifestazione, data, durata, località, indicazioni per raggiungere il luogo, convenzioni con alberghi e ristoranti ed eventuali attrattive turistiche ed alternative in caso di cattivo tempo. Occorre inserire un foglio precompilato da restituire per confermare l’adesione, il numero di partecipanti e la presenza ad eventuali manifestazioni di contorno: volo notturno, gare, concorsi, dimostrazioni, cene di rappresentanza, etc. Se, come è stato raccomandato, ci si appoggia ad un club locale, conviene sfruttare le conoscenze e le amicizie dei soci per fare qualche telefonata diretta ad altri club, per saggiarne la disponibilità, in particolare se si tratta di nuove manifestazioni. E’ anche una buona idea stampare manifesti con la presentazione della manifestazione sia per affissione che per ricordo ai partecipanti.
4.2. Riviste specializzate
Esiste qualche rivista specializzata in aquiloni, o, più genericamente, in volo libero (parapendio, deltaplano, aquiloni) su cui è possibile pubblicizzare la manifestazione con pagine a pagamento o con segnalazioni gratuite.
4.3. Siti Internet
Ultimamente è diventata una consuetudine realizzare qualche pagina web su Internet per pubblicizzare la manifestazione, con foto della località ed una descrizione del programma.
4.4. Quotidiani
Si può anche fare pubblicità a pagamento sui quotidiani, in genere però la piccola cronaca riporta gratuitamente notizie sulle manifestazioni locali.
4.5. Televisione
La RAI e le grandi televisioni commerciali sono di solito interessata a riprendere qualche scorcio della manifestazione per trasmetterla poi sui notiziari, le TV private sono normalmente disponibili a realizzare servizi ed interviste per dimostrare una buona copertura degli avvenimenti locali.
4.6. Inserimento in programmi
Un altro modo di fare pubblicità alla manifestazione è quello di inserirla nel programma della stagione, utilizzando così un canale già disponibile (depliant, manifesti, partecipazione a fiere, etc.)
5. Servizi
5.1. Accoglienza
Deve essere assolutamente predisposta una "reception", per tutta la durata della manifestazione, dove i club troveranno, al loro arrivo, assistenza per la sistemazione: una piantina dei campi di volo, un pass per il posteggio, un pass per ogni componente per l'accesso ai campi di volo, eventuali buoni pasto ed indicazioni su alberghi e ristoranti convenzionati, eventuali gadget: cappellini, magliette, manifesto. Normalmente il tutto è contenuto in una cartella insieme a depliant turistici del luogo.
5.2. Ristoro
E' consuetudine mettere a disposizione sul campo di volo bottiglie di acqua minerale e, se il budget della manifestazione lo permette, viene offerta una cena serale per gli eventi di due giorni o un rinfresco, all’ora di pranzo, per quelli di un solo giorno, per ringraziare gli ospiti della partecipazione.
5.3. Auto
E’ molto importante riuscire a riservare un parcheggio per gli aquilonisti vicino al campo di volo (mediante un pass da inviare via posta o da consegnare alla reception). In genere gli aquilonisti arrivano con grossi borsoni, sacchetti e tubi ingombranti dove tengono gli aquiloni smontati e le attrezzature necessarie: cavi, picchetti, bandiere, gazebo, tende, seggioline, materiali per le riparazioni, etc. Nel caso non fosse proprio possibile si deve prevedere un parcheggio temporaneo vicinissimo al campo di volo per poter scaricare il materiale ed un parcheggio riservato possibilmente servito da pulmini o mezzi pubblici.
5.4. Camper
Molti aquilonisti si spostano in camper, quindi è necessario prevedere la possibilità di parcheggio camper con servizi attrezzati nelle vicinanze del campo di volo.
5.5 Bagni
E' assolutamente necessario prevedere un numero sufficiente di bagni, per aquilonisti e pubblico, nei pressi del campo di volo, siano essi chimici o di gestori di bar, ristoranti, stabilimenti balneari, consenzienti.
5.6. Ristoranti e alberghi
Per manifestazioni di più giorni occorre stipulare degli accordi con gestori di ristoranti ed alberghi in modo da ottenere degli sconti per gli aquilonisti che, spesso, percorrono centinaia di kilometri per partecipare ad un festival. Nei raduni più importanti viene concessa ospitalità gratuita ad aquilonisti professionisti, sconti notevoli agli altri, in alcuni casi viene anche elargito un rimborso spese per il viaggio.
5.7. Stand di materiali per aquiloni
Esistono produttori di aquiloni che partecipano direttamente ai festival con i loro stand oppure mandano i loro rappresentanti. In questo modo si fanno pubblicità e vendono gli aquiloni agli spettatori che possono farli volare immediatamente. Oltre agli aquiloni hanno disponibili tutti i pezzi di ricambio: giunti, stecche, tessuti, che possono servire per la costruzione e sono difficili da trovare nei negozi di modellismo. (Acroland, Alivola, PM Model, Freevola)
6. Sicurezza
E’, come già detto, un capitolo molto importante. E’ assolutamente necessario mantenere il pubblico all’esterno dei campi di volo. In genere si recintano i campi suddividendoli come indicato nel seguito. Il pubblico può entrare nei campi riservati ai principianti se vuole provare gli aquiloni che vengono venduti durante le manifestazioni. Per gli altri campi occorrono cartelli di divieto di ingresso e, nelle manifestazioni più importanti, transenne e un servizio d’ordine per garantire la sicurezza degli spettatori. A volte si recinta con semplice nastro e ci si affida al buon senso, però, spesso, per ignoranza del reale pericolo, gli spettatori invadono il campo anche con bambini piccoli impedendo la prosecuzione dello spettacolo.
6.1. Soccorsi
Occorre prevedere soccorsi di emergenza sia per il pubblico che per gli aquiloni. Per il pubblico è necessario informarsi presso le locali autorità. Per gli aquiloni basta una lunga scala per poter recuperare qualche aquilone sfuggito al controllo, raramente, per fortuna, devono intervenire i vigili del fuoco, in caso di manifestazioni sulla spiaggia è consigliabile avere a disposizione una barca per eventuali recuperi in mare.
6.2. Assicurazioni
Come accennato in precedenza lo spazio disponibile dovrà essere diviso, per ragioni di sicurezza, in diverse zone. Se lo spazio totale lo consente, si possono realizzare più campi, tutti rigorosamente recintati, e lasciare libero accesso al pubblico nel resto del terreno. Dove ciò non è possibile si deve almeno delimitare un campo per gli aquilonisti ospiti non accessibile al pubblico. (Dimensioni indicative almeno 50 x 50 metri).
E' il campo dove hanno luogo le dimostrazioni degli ospiti con gli aquiloni statici più significativi e dove gli aquilonisti acrobatici presentano le loro routine in singolo, pair o in team; dove si svolgono competizioni e battaglie di Rokkaku. Normalmente si tratta del campo intorno al quale il pubblico si raduna per assistere allo spettacolo, deve essere recintato accuratamente e dotato se possibile di un palco e di un sistema di amplificazione audio con ingressi per il microfono dello speaker, CD audio, cassetta audio, radio. E' importante che lo speaker sia una persona esperta che descriva al pubblico le caratteristiche degli aquiloni statici presentati, le figure e le coreografie eseguite dagli acrobatici e commenti le fasi dell’eventuale battaglia di aquiloni Rokkaku.
7.2. Campo aquiloni giganti (optional)
Se sono presenti aquiloni o maniche a vento di dimensioni notevoli (Trilobite, Piovra, Rana, Bools, etc.) che potrebbero impedire un normale volo agli altri occorre riservare un campo apposito dove potranno essere innalzati e fissati senza creare problemi.
7.3. Campo statici (Club)
E' il campo normale di volo per gli aquiloni statici, in questo campo in genere vengono posizionati i diversi club ospiti, che si accampano, lungo la recinzione, con stendardi, bandiere, giochi azionati dal vento, tende.
E' il campo dove gli appassionati di aquiloni acrobatici eseguono le loro routine, occorre tener presente che gli aquiloni acrobatici richiedono molto spazio e possono essere pericolosi, pertanto il campo deve essere accuratamente recintato e non accessibile ai principianti.
7.5. Campo scuola (optional)
E' il campo in cui gli istruttori fanno provare al pubblico gli aquiloni acrobatici.
E' il campo aperto a tutti in cui gli spettatori
provano i loro aquiloni.
8. Mostre ed esposizioni
Si possono programmare Mostre di aquiloni da tenere o durante la manifestazione o durante le settimane precedenti. In questo caso i soliti club locali potranno indicare a chi rivolgersi per raccogliere materiale già organizzato, oppure trovare modelli significativi dal punto di vista storico, estetico, tecnico da esporre in qualche locale messo a disposizione dall’organizzazione. Negli ultimi anni si è anche sviluppata l’attività artistica di alcuni aquilonisti che realizzano vere e proprie esposizioni di aquiloni dipinti, di sculture mosse dal vento o, ancora di suoni del vento (arpe eoliche ed altri strumenti musicali azionati dal vento).
9. Attività didattiche
Si possono programmare attività
didattiche nelle settimane che precedono la manifestazione. In collaborazione
con le scuole elementari e medie si può fissare una serie di incontri
tra classi ed aquilonisti locali in modo da insegnare ad alunni, maestri e professori
come si costruiscono semplici aquiloni che verranno poi fatti volare tutti insieme
nel corso della manifestazione.
10. Attività alternative
E' molto opportuno prepararsi alla sfortunata ipotesi che il tempo sia inclemente, non si può assolutamente rinviare una manifestazione (lo spettacolo deve continuare), a tal scopo occorre individuare una struttura al coperto che possa ospitare gli aquilonisti, l'ideale e' una palestra (tipo campo di pallacanestro) dove si possano far volare gli aquiloni ultraleggeri. In alternativa si può predisporre qualche visita guidata ad attrattive turistiche locali, proiezione film o diapositive in tema, mostre etc.